L’inscription des participants transnationaux éligibles au système d’assurance se fera automatiquement via Mobility Tool + (prochainement « Beneficiary Module ») et le portail européen de la jeunesse (PEJ), sur base des informations saisies dans ces systèmes. Ce changement, déjà annoncé en 2019, a été retardé suite aux mises à jour des sites respectifs. La période de transition, pendant laquelle aucune nouvelle inscription ne sera possible, s’étendra du 12 au 27 avril 2021.
La nouvelle procédure assurera l’exactitude des informations transmises à la compagnie d’assurance (CIGNA) tout en simplifiant le processus pour les organisations.
Vous trouverez ci-dessous les principales étapes de ce processus :
- Les bénéficiaires encodent des informations relatives aux activités et aux participants dans le Mobility Tool + (MT +). Une fois que les informations sur une participation / mobilité sont complètes, les bénéficiaires activent un indicateur dans le MT + déclenchant l’envoi des données au Portail européen de la jeunesse.
- Le Portail européen de la jeunesse filtre les participants éligibles à l’assurance et envoie les données nécessaires à CIGNA, le fournisseur d’assurance.
- CIGNA traite les données et confirme au Portail européen de la jeunesse l’importation réussie des participants à assurer.
Il sera donc essentiel que les projets retenus soient transférés à temps dans MT + et que les bénéficiaires saisissent les informations sur les activités avant le départ des participants de leur pays d’origine. Les bénéficiaires devront également tenir à jour les informations liées à la couverture d’assurance dans le MT+.
Pour les projets en cours :
Afin d’éviter d’assurer deux fois les mêmes participants, les coordinateurs de projets de volontariat du Corps européen de solidarité sont priés de vérifier si les données des participants actuels inscrits dans le système d’assurance ont également été saisies dans le MT+.
Attention : Nous vous prions d’inscrire à l’avance les participants aux activités qui débutent entre le 12 et le 27 avril 2021 dans MT+ et dans la base de données CIGNA, étant donné que de nouvelles inscriptions ne seront pas possibles pendant cette période de transition.
Lors de la saisie, vous êtes priés d’accorder une attention particulière à l’exactitude des dates de naissance et des adresses électroniques. L’inscription des participants à l’outil M T+ doit être marquée comme « complète » afin que les données puissent être transférées.
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